Endlich bessere Meetings

Lisa Weber • Dez. 07, 2020

In zahlreichen Studien¹ tauchen immer wieder drei Punkte auf, die laut der Befragten dazu führen, dass Meetings nicht nützlich sind und als Zeitverschwendung empfunden werden.


  1. Das Ziel fehlt
  2. Es sind nicht die richtigen Leute dabei (zu viele und/oder nicht die, die es braucht)
  3. Schlechte Organisation (gemeint ist hier das Kommunizieren von Ziel und Agenda, das Einladen der relevanten Teilnehmer und das Meeting-Setting)

Nachdem jede zweite Fach- oder Führungskraft bis zu 50% ihrer Arbeitszeit in Meetings investiert, lohnt es sich einen Blick darauf zu werfen, wie Meetings besser funktionieren. Und es lohnt sich, echten Ehrgeiz in die Optimierung von Meetings zu stecken.

Starten wir also mit dem Ziel

Jeder Person, aber vor allem der Organisatorin, sollte klar sein mit welchem Ziel zu diesem Meeting eingeladen wird. Was sind die Topics und was sind die relevanten Eckpunkte der Agenda. Und woran merken die beteiligten Personen, dass das Meeting nützlich war, dass die gewünschten Ergebnisse erreicht wurden?

Aus der Klärung des Ziels lässt sich relativ leicht beantworten, welche Personen beim Meeting unbedingt dabei sein sollten, und wer zu diesem Zeitpunkt eher nicht. Denn neben „den fehlenden“ sind auch „die falschen“ Teilnehmer ein Problem für effektives Arbeiten.

Ist der Fixpunkt Ziel zur Orientierung im Vorfeld gesetzt geht es auch darum, zum Start des Meetings, mit den Beteiligten zu vereinbaren, was für das Meeting das bestmögliche Ergebnis wäre, und was gut genug, bzw. auf jeden Fall erreicht werden muss.

Egal wie groß der Zeitdruck ist - für die Frage nach dem Ziel und dem Ergebnis sollte man sich Zeit nehmen. Das zahlt sich in der effektiven Zusammenarbeit später aus und die Zeit ist dadurch schnell wieder reingeholt.

So weit so gut, jetzt geht es also ans Eingemachte

Mit dem Fixpunkt vor Augen geht es an die Arbeit. Timeboxing und das „Auslagern“ von Themen, die nicht in das Meeting gehören ermöglichen ein zielstrebiges Vorgehen. Themen, die nicht zur vereinbarten Agenda gehören oder nicht der Zielerreichung dienen, kommen für alle im Raum gut sichtbar aufgeschrieben auf Klebezettel (oder auf das digitalen Whiteboard). Das gibt die Sicherheit, dass nichts hinten runterfällt und schenkt dem Thema gebührende Aufmerksamkeit.

Beides, Timeboxing und Auslagern, erfordert manchmal Ausdauer, bis es sich in der Meetingkultur etabliert hat. Damit dies nachhaltig gelingt, teilt man sich die Verantwortung am besten dafür im Team.

Wenn nun intensiv daran gearbeitet wird, sich den gewünschten Ergebnissen zu nähern, gehört die Philosophie der kleinen Schritten zu den bewährtesten Methoden. So kleine Schritte, dass sie sich in nächster, begrenzte Zeit gut erledigen lassen und so relevant, dass sie einen echten, messbaren Unterschied machen und zur Zielerreichung beitragen.

Und dann gilt, Vereinbartes festhalten, visualisieren und für Transparenz sorgen.

So und jetzt noch den nächsten Termin vereinbaren, um die Etappenziele zu besprechen und die nächsten Schritte miteinander vereinbaren.

Die wichtigsten Schritte für besseren Meetings haben wir auf der Themenkarte Gute Meetings zusammengefasst.

Viel Spaß beim nächsten Meeting!

von Matthias Mohme 23 Juni, 2021
Agile Produktentwicklungsmethoden finden immer weitere Verbreitung. Sie spielen dort ihre Stärke aus, wo die Lösung eines Problems oder die Anforderung des Marktes nicht bekannt und erst herausgefunden werden muss. Iterative und inkrementelle Vorgehensweisen mit kurzen Feedbackzyklen sind dabei das Mittel der Wahl. Kann und sollte man dieses Prinzip auch auf die Gestaltung von Veränderungsprozesses anwenden? Team- und Organisationsentwicklung also „agil“ betreiben?
von Matthias Mohme 14 Apr., 2021
In diesem Interview schildert Martin Staudenrausch seine Beobachtungen und Gedanken, welchen Einfluss eine agilere Arbeitsweise auf Mitarbeiter, Führungskräfte und die gesamte Organisation hat.
von Karl Weber 12 Aug., 2020
Acht Augenpaare. Aufmerksam, teilweise skeptisch, auf jeden Fall erwartungsvoll. In den nächsten 5 Minuten entscheidet sich alles. Kommt der Vorschlag an? Dann ist das Projekt gerettet. Vielleicht ist sogar eine Prämie für das Team drin. Und vielleicht auch eine Beförderung. Wenn der Vorschlag nicht ankommt … Stress ist eine Reaktion des ganzen Körpers. Energie wird mobilisiert. Hormone werden ausgeschüttet, Organe und Nervensysteme getriggert und im Kopf verändert sich das Denken. Der Gazelle rettet Stress das Leben, wenn sie am Tümpel vor dem Gepard fliehen muss. Auch für uns kann Stress ein wertvoller Helfer sein, selbst wenn es „nur“ um Kunden, Kolleginnen oder Vorgesetzte geht, statt um jagende Geparde. Allerdings: ein beständig hoher Stresspegel erschöpft die Reserven, verhindert klares und flexibles Denken, führt zu schlechteren Entscheidungen und macht anfällig für Erkrankungen. Zu viel Stress und zu wenig Handhabe gegen Stress kann richtig teuer sein – für den Einzelnen ebenso wie für das Unternehmen. Vor diesem Hintergrund lässt das neue Online-Seminar von Kopfstark in jeder Hinsicht aufatmen. Die Schweizer Neurowissenschaftlerin und körperorientierte Coach Dr. Ariane Orosz führt im Online-Seminar Im Gleichgewicht - ausgeruht, gesund, leistungsfähig durch ein Lern- und Übungsformat, das auf drei Ebenen wirkt: Verstehen, handeln, Spaß haben. Es basiert wissenschaftlich auf den aktuellen Forschungsergebnissen und auf dem Stress-Buch von Frau Dr. Orosz. Damit schafft es ein vertieftes Verständnis für das ganzheitliche Phänomen Stress. Es ist handlungsorientiert und nachhaltig: Verteilt über 7 Wochen werden in 6 jeweils eineinhalbstündigen Lern- und Übungseinheiten Erkenntnisse, Entspannungstechniken und neue stressmindernde Verhaltensweisen erlernt und in den Zwischenphasen eingeübt. Und es macht großen Spaß: Verständlich, entspannt, mit Humor und Wertschätzung – so beschreiben die Teilnehmerinnen und Teilnehmer von Workshops und Seminaren den Stil von Ariane Orosz. Die acht Augenpaare schauen jetzt nicht mehr skeptisch, sondern begeistert: Der Vorschlag hat voll eingeschlagen. Sicher, die Vorbereitungszeit war intensiv, und auch jetzt, bei der Präsentation, kam es auf Konzentration und Energie an. Aber wer das Phänomen Stress versteht und Zugang zu den eigenen Reaktionen hat, kann leichter das richtige Maß mobilisieren. Und vor allem: sicherstellen, dass das ganze System immer wieder in den ausgeglichenen Zustand zurückkommt. Die Seminarzeiten : 6 Module, am 8., 15. und 22. September und 6., 13. und 20. Oktober 2020, jeweils von 18:00 bis 19:30 Uhr. Hier geht's zu Seminarbeschreibung und Anmeldung
von Matthias Mohme 06 Juli, 2020
Ein Webinar zu der Frage, wie Produkt- und Teamentwicklung auch remote gelingen kann .
von Matthias Mohme 29 Apr., 2020
Wir haben neue und bewährte Formate im Programm, die nicht nur einfach "digitalisiert" , sondern von Grund auf neu konzipiert und erarbeitet wurden.
von Matthias Mohme 03 Apr., 2020
Wir haben Michael Fürgut, Produktmanager bei der Handtmann Maschinenfabrik zu den Umsetzungsworkshop "Agiles Projektmanagement" befragt.
von Matthias Mohme 27 Feb., 2020
Wir haben Marcel Nusser, Projektleiter bei der Handtmann Maschinenfabrik über den Sinn und Unsinn Agiler Pratiken interviewt.
von Matthias Mohme 24 Feb., 2020
Karl Weber spricht auf der REConf in München. Worüber?
von Anna Basler 20 Jan., 2020
Studien zeigen: Leistungsbeurteilungsgespräche senken die Motivation und Mitarbeiter sind nach dem Gespräch mit ihrem Job und ihrer Führungskraft unzufriedener als davor. Was also tun?
von Karl Weber 25 Nov., 2019
Natürlich kommen nach unserer Überzeugung auch selbstorganisierte Teams nicht ohne Führung aus. Im Gegenteil: Führung wird vielfältiger, spannender, qualitätsvoller – und flüssiger: sie fließt je nach Situation und Aufgabenstellung vom einen zur anderen.
Show More
Share by: